Gestione contratti per Shopware 6: creare, gestire e far accettare digitalmente contratti direttamente nel negozio

di SK 0 commenti

I contratti fanno parte della quotidianità dell'e-commerce – la loro gestione spesso no. Condizioni generali, accordi sul trattamento dei dati, contratti di manutenzione o condizioni di leasing: nella maggior parte dei negozi Shopware i contratti vengono inviati per e-mail, archiviati in strutture di cartelle e tracciati manualmente. Questo costa tempo, è soggetto a errori e in caso di controversie difficilmente a prova di revisione.

Con il nostro nuovo plugin Gestione contratti per Shopware 6 portate l'intero processo contrattuale direttamente nella vostra amministrazione Shopware – dalla creazione all'assegnazione ai clienti fino all'accettazione digitale nell'account cliente. Senza strumenti esterni, senza interruzioni di flusso.

In questo articolo scoprirete cosa può fare il plugin, per chi è adatto e come utilizzarlo nella pratica.

In breve: Il plugin Gestione contratti consente di creare contratti direttamente nell'amministrazione Shopware, renderli disponibili come PDF e far accettare ai clienti digitalmente nell'account cliente – incluso gestione delle revisioni, assegnazione individuale ai clienti e contratti interni per i dipendenti.

Il problema: gestione contratti senza sistema

Chi gestisce un negozio online lavora regolarmente con contratti. In ambito B2B gli accordi sul trattamento dei dati (AVV), le misure tecnico-organizzative (TOM), i contratti di servizio e manutenzione o gli accordi di leasing fanno parte del quotidiano. In ambito B2C sono rilevanti le condizioni generali aggiornate, le particolari condizioni d'uso o i contratti di abbonamento.

Nella pratica si presentano sempre gli stessi problemi:

Problema	Impatto
I contratti si trovano in diverse cartelle e caselle di posta	Nessun accesso centralizzato, ricerca dispendiosa in termini di tempo
Non è chiaro quale versione ha ricevuto un cliente	Nessuna tracciabilità in caso di controversie
L'accettazione del cliente non viene documentata	Nessun tracciamento a prova di revisione
Le modifiche contrattuali devono essere comunicate manualmente	Grande dispendio, soggetto a errori
Nessun branding uniforme nei contratti PDF	Immagine poco professionale nei confronti dei clienti

Questi problemi non riguardano solo i grandi negozi B2B. Anche i negozi più piccoli, che aggiornano regolarmente le proprie condizioni generali o devono comunicare particolari condizioni d'uso, raggiungono rapidamente i limiti dei processi manuali.

La soluzione: gestione contratti direttamente in Shopware 6

Il plugin Gestione contratti di SYNERGY NETWORKS estende l'amministrazione Shopware con un modulo completo di gestione contratti. Tramite la nuova voce di menu Contenuti → Gestione contratti create, gestite e pubblicate contratti – direttamente nell'amministrazione Shopware familiare.

I vostri clienti vedono i contratti loro assegnati in modo trasparente nell'account cliente. Lì possono consultare il testo del contratto, scaricare il documento come PDF e – se configurato dal gestore del negozio – accettare il contratto digitalmente. Il plugin registra automaticamente il momento dell'accettazione, la versione del contratto e le relative informazioni del cliente.

Funzioni in sintesi

Tipi di contratto liberamente definibili

I tipi di contratto vengono definiti nella configurazione del plugin e sono completamente liberamente definibili. Casi d'uso tipici:

Tipo di contratto	Utilizzo tipico	Destinatari
Condizioni generali	Rendere disponibili e far confermare digitalmente le condizioni generali di vendita	B2B & B2C
AVV	Accordo sul trattamento dei dati ai sensi del GDPR	B2B
TOM	Misure tecnico-organizzative (allegato all'AVV)	B2B
Contratto di manutenzione	Condizioni per prestazioni di servizio e manutenzione	B2B
Contratto di leasing	Accordi per prodotti in modalità leasing	B2B & B2C
Direttive interne	Contratti dei dipendenti, direttive aziendali	Interno

Più tipi di contratto vengono creati nella configurazione semplicemente separandoli con un punto e virgola. I tipi disponibili sono quindi selezionabili durante la creazione del contratto.

Accettazione digitale nell'account cliente

I clienti vedono i contratti loro assegnati in una voce di menu dedicata «Contratti» nell'account cliente. Lì vengono visualizzati il titolo del contratto, la revisione attuale, lo stato (accettato / non accettato) e il momento dell'ultima visualizzazione. A seconda della configurazione, il cliente deve confermare attivamente il contratto – con un clic su «Accetta».

Il plugin documenta per ogni accettazione: il momento, la versione del contratto, il numero cliente e i relativi dati del cliente. Nell'amministrazione Shopware, sotto Contenuti → Contratti accettati, viene visualizzata una panoramica completa di tutti i contratti accettati.

Gestione delle revisioni

Le modifiche contrattuali sono inevitabili nella quotidianità aziendale. Il plugin rappresenta questo processo tramite revisioni:

L'amministratore apporta modifiche al testo del contratto e descrive le modifiche in punti.
Tramite «Crea nuova revisione ora» viene pubblicata la versione aggiornata.
Dopo la pubblicazione, una revisione non può più essere modificata o eliminata – questo garantisce la documentazione a prova di revisione.
I clienti vengono avvisati automaticamente nell'account cliente della versione modificata e devono accettarla nuovamente.

Importante: La funzione di revisione deve essere attivata al momento della creazione di un contratto. Questa impostazione non può più essere modificata successivamente – è stata progettata intenzionalmente così per garantire la coerenza e la certezza giuridica del processo contrattuale.

Assegnazione individuale ai clienti

Per impostazione predefinita, tutti i clienti del negozio ricevono un contratto creato. Tramite la funzione «Assegnazione speciale ai clienti» i contratti possono essere assegnati in modo mirato a singoli clienti. Questo è particolarmente rilevante per i negozi B2B, in cui non tutti i clienti ricevono le stesse condizioni contrattuali.

La selezione dei clienti avviene tramite una comoda panoramica con funzioni di filtro (numero cliente, nome, azienda). L'assegnazione diventa effettiva immediatamente dopo il salvataggio.

Generazione PDF con branding

Ogni contratto può essere emesso come documento PDF professionale. La configurazione PDF comprende:

Layout: orientamento della pagina (verticale), formato (A4), intestazione/piè di pagina opzionali, numerazione delle pagine
Branding: logo aziendale, nome dell'azienda, indirizzo, telefono, e-mail, sito web
Dati aziendali: partita IVA, ufficio delle imposte, codice fiscale, coordinate bancarie (IBAN/BIC), amministratore delegato
Nome file: prefisso e suffisso opzionali per il nome del file del PDF generato

Inoltre, il plugin offre due funzioni segnaposto: SYN_Date inserisce automaticamente la data attuale nel formato gg.mm.aaaa. SYN_User inserisce automaticamente i dati del cliente (nome, azienda, indirizzo di fatturazione) nel testo del contratto.

Nota sull'anteprima PDF: I segnaposto come SYN_User non vengono risolti nell'anteprima dell'amministrazione, poiché in quel momento non è assegnato un destinatario concreto. La risoluzione avviene solo nell'account cliente, non appena il contratto è assegnato a una persona.

Contratti interni per i dipendenti

Oltre ai contratti con i clienti, il plugin supporta anche contratti con utenti di sistema. Contratti dei dipendenti, direttive interne o accordi possono essere gestiti direttamente nell'amministrazione Shopware e assegnati in modo mirato a singoli dipendenti. Questi contratti non appaiono nell'account cliente del negozio, ma nella dashboard dell'amministrazione dei dipendenti assegnati.

Tramite un concetto di ruoli, gli amministratori gestiscono le autorizzazioni:

Ruolo	Autorizzazione	Utilizzo tipico
SynCmViewer	Visualizzare e scaricare contratti	Dipendenti che devono solo leggere i contratti
SynCmEditor	Visualizzare, creare e modificare contratti	Responsabili del personale, amministratori interni

Il plugin estende inoltre la gestione utenti con campi indirizzo (via, CAP, città), che vengono acquisiti automaticamente nei contratti dei dipendenti tramite il segnaposto SYN_User.

Per chi è adatto il plugin?

Negozi B2B

Il gruppo di destinatari principale: gestori di negozi B2B che stipulano regolarmente contratti con clienti commerciali. AVV, TOM, contratti di manutenzione e accordi individuali possono essere gestiti centralmente e assegnati in modo mirato a singoli clienti aziendali. La documentazione a prova di revisione crea certezza giuridica in caso di modifiche contrattuali.

Negozi B2C

Anche i negozi B2C traggono vantaggio dal plugin – ad esempio per la fornitura digitale di condizioni generali aggiornate. Quando le condizioni commerciali cambiano, i gestori del negozio possono creare le nuove condizioni generali come contratto e farle confermare digitalmente dai loro clienti. L'accettazione viene documentata, le modifiche rispetto alla versione precedente vengono visualizzate in modo trasparente.

Negozi con esigenze di contratti interni

Le aziende che desiderano gestire centralmente anche contratti dei dipendenti, direttive sulla privacy o accordi interni possono utilizzare la funzione per i contratti con utenti di sistema – tutto all'interno dell'infrastruttura Shopware esistente.

Esempio pratico: aggiornamento delle condizioni generali per un negozio B2C
Un negozio online aggiorna le proprie condizioni generali a causa di condizioni di recesso modificate. Invece di inviare un'e-mail di massa e sperare che i clienti notino la modifica, il gestore del negozio crea le nuove condizioni generali come contratto nel plugin, crea una revisione con la descrizione «Istruzioni sul recesso aggiornate» e le pubblica. Tutti i clienti vedono, al prossimo accesso nell'account cliente, l'avviso sulle condizioni generali modificate e possono confermarle digitalmente. Il gestore del negozio dispone di una documentazione completa e con marca temporale di tutte le accettazioni.

Installazione e configurazione: passo dopo passo

Passo 1: installare il plugin

Aprite Estensioni → Le mie estensioni nell'amministrazione Shopware.
Installate o aggiornate il plugin Gestione contratti.
Attivate il plugin.
Svuotate completamente la cache e ricaricate la pagina di amministrazione.

Passo 2: configurare le impostazioni di base

Sotto Estensioni → Le mie estensioni → Gestione contratti configurate:

Canale di vendita: per quale sales channel deve valere la configurazione
Tipi di contratto: i vostri tipi separati da punto e virgola (ad es. Condizioni generali;AVV;Contratto di manutenzione;Leasing)
Sales channel predefinito per il PDF: il canale utilizzato per la creazione del PDF
Logging: opzionale – crea voci di log interne sulle azioni contrattuali

Passo 3: creare il primo contratto

Tramite Contenuti → Gestione contratti → Crea nuovo contratto create un contratto. In questo modo selezionate:

Titolo e tipo del contratto
Contratto con i clienti del negozio: se il contratto viene visualizzato nell'account cliente
Accettazione obbligatoria: se i clienti devono confermare attivamente il contratto
Attivare le revisioni: se le modifiche contrattuali vengono documentate tramite revisioni
Assegnazione speciale ai clienti: se solo determinati clienti vedono il contratto

Importante: Le impostazioni dell'amministrazione (contratto con i clienti del negozio, accettazione obbligatoria, revisioni, assegnazione ai clienti) non possono più essere modificate dopo la creazione del contratto. Questa limitazione intenzionale garantisce che i processi contrattuali rimangano coerenti e giuridicamente sicuri. Se è necessaria una configurazione diversa, occorre creare un nuovo contratto.

Passo 4: configurare il testo del contratto e il PDF

Inserite il testo del contratto tramite l'editor integrato e configurate le impostazioni PDF con logo, layout e dati aziendali. Nei negozi multilingue il testo del contratto deve essere salvato separatamente una volta per ogni lingua.

Passo 5: pubblicare

Con le revisioni attivate, il contratto diventa visibile nell'account cliente cliccando su «Crea nuova revisione ora». Senza revisioni, il contratto è disponibile immediatamente dopo l'attivazione.

Domande frequenti

Cos'è il plugin Gestione contratti per Shopware 6?

Il plugin Gestione contratti è un'estensione per Shopware 6 con cui i gestori del negozio possono creare, gestire e mettere a disposizione dei propri clienti i contratti digitalmente nell'account cliente direttamente nell'amministrazione Shopware. I clienti possono consultare lì i contratti, scaricarli come PDF e accettarli digitalmente. Il plugin documenta in modo a prova di revisione i momenti di accettazione, le versioni e le informazioni dei clienti.

Per quali tipi di contratto è adatto il plugin?

Il plugin supporta tipi di contratto liberamente definibili. Casi d'uso tipici sono condizioni generali, AVV (accordo sul trattamento dei dati), TOM (misure tecnico-organizzative), contratti di manutenzione, contratti di leasing, contratti di abbonamento e accordi interni con i dipendenti. I tipi di contratto vengono creati nella configurazione del plugin separati da punto e virgola.

Il plugin è adatto anche per i negozi B2C?

Sì. Sebbene il plugin sia stato sviluppato in particolare per i negozi B2B, anche i negozi B2C ne traggono vantaggio – ad esempio per la fornitura digitale e la conferma di condizioni generali aggiornate o particolari condizioni d'uso. L'accettazione viene documentata in modo a prova di revisione.

I contratti possono essere assegnati solo a determinati clienti?

Sì. Tramite la funzione «Assegnazione speciale ai clienti» i contratti possono essere assegnati in modo mirato a singoli clienti. Senza questa opzione, per impostazione predefinita tutti i clienti del negozio ricevono il contratto. La selezione avviene tramite una panoramica dei clienti filtrabile nell'amministrazione.

Cosa succede in caso di modifiche contrattuali?

Le modifiche vengono rappresentate tramite la gestione delle revisioni. L'amministratore crea una nuova revisione con una descrizione delle modifiche. I clienti vengono avvisati automaticamente nell'account cliente della versione modificata e devono accettarla nuovamente. Le revisioni pubblicate non possono essere modificate successivamente, il che garantisce la documentazione a prova di revisione.

Possono essere gestiti anche contratti interni con i dipendenti?

Sì. Il plugin supporta contratti con utenti di sistema. Questi non appaiono nell'account cliente del negozio, ma nella dashboard dell'amministrazione dei dipendenti assegnati. Tramite un sistema di ruoli (SynCmViewer per la sola lettura e SynCmEditor per la modifica) vengono gestite le autorizzazioni.

Come viene emesso il contratto come PDF?

Il plugin genera PDF con impostazioni individuali per logo, layout, dati aziendali e numerazione delle pagine. Segnaposto come SYN_Date (data attuale) e SYN_User (dati del cliente come nome, azienda, indirizzo di fatturazione) vengono inseriti automaticamente. La configurazione PDF avviene per ogni contratto nell'amministrazione Shopware.

Il plugin è multilingue?

Sì. I testi dei contratti possono essere salvati separatamente per ogni lingua attiva nel negozio. Se per una lingua non è presente alcun testo, viene visualizzato automaticamente il testo della lingua di partenza (ad es. tedesco). Il testo del contratto deve comunque essere salvato una volta per lingua affinché Shopware riconosca la traduzione come completa.

Perché determinate impostazioni non possono essere modificate successivamente?

Impostazioni come «Contratto con i clienti del negozio», «Accettazione obbligatoria», «Attivare le revisioni» e «Assegnazione speciale ai clienti» vengono definite al momento della creazione e non sono più modificabili in seguito. Questo garantisce che i processi contrattuali rimangano coerenti, tracciabili e giuridicamente sicuri. Se è necessaria una configurazione diversa, occorre creare un nuovo contratto.